HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE SCHAAKVERENIGING THEOTHORNE

 

HOOFDSTUK I        LIDMAATSCHAP

 

Art 1.

  1. Het bestuur beslist over de toelating tot het gewone en ondersteunende lidmaatschap.
    (Leden die alleen een geldelijke bijdrage leveren).
  2. De inschrijving vindt plaats na aanmelding bij het bestuur.
  3. Inschrijving vindt niet plaats indien de betrokkene op grond van laakbare feiten, dit ter beoordeling van het bestuur, uit een andere vereniging is verwijderd of aan deze nog verplichtingen heeft.

Art 2.

  1. De algemene vergadering kan bijzondere verdiensten van personen erkennen door hen te benoemen tot erelid of lid van verdienste. Deze benoeming geschiedt op voordracht van het bestuur met tenminste tweederde der uitgebrachte stemmen.
  2. Ereleden hebben recht op toegang tot de algemene vergadering.

Art 3.

Alle leden zijn door het lidmaatschap gebonden zich te houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Art 4.

  1. Royering als lid geschiedt:
    1. wegens wanbetaling, door het bestuur;
    2. om andere redenen, door de algemene vergadering.
  2. Royering ingevolge het bepaalde in dit artikel mag niet gescheiden dan nadat aan betrokkenen door of vanwege het bestuur gelegenheid is gegeven tot verweer.
  3. Royering ingevolge het bepaalde in dit artikel onder lid 1, sub b., geschiedt met tenminste tweederde der uitgebrachte stemmen en wel op voordracht van het bestuur of op een met redenen omkleed voorstel van tenminste vijf stemgerechtigde leden dat tenminste twee weken voor de betrokken algemene vergadering is ingediend.
  4. Degene die ontzet is, verliest onmiddellijk alle rechten van het lidmaatschap daaraan verbonden.
    Alle aangegane verplichtingen waaraan nog niet (geheel) is voldaan moeten alsnog worden nagekomen.

 

HOOFDSTUK II        BESTUUR

 

Art 5.

  1. Het bestuur bestaat uit tenminste drie leden van achttien jaar of ouder.
  2. De leden van het bestuur worden door de algemene vergadering met meerderheid van stemmen voor de tijd van 2 jaar gekozen.
  3. Het aftreden van bestuursleden vindt plaats volgens een door het bestuur op te maken rooster. Zie aanhangsel bij dit reglement.
  4. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.
  5. Het bestuur voorziet in tussentijds ontstane vacatures tot de eerstvolgende algemene vergadering.
    Dergelijke vacatures worden vervuld voor de tijd die het terugtredende bestuurslid nog had te vervullen. Zie aanhangsel bij dit reglement.
    Deze vergadering kiest bestuursleden voor een periode overeenkomstig het schema van aftreden vermeld in het betreffende aanhangsel.

Art 6.

Het bestuur is belast met de algemene beleidsvoering, draagt zorg voor de naleving van de statuten en de reglementen, alsmede voor de uitvoering van genomen besluiten. Het geeft voorschriften die nodig zijn in het belang van de vereniging.

Art 7.

De voorzitter wordt in functie gekozen door de algemene vergadering. Het bestuur verdeelt de overige functies en werkzaamheden in het bestuur.
De vergaderingen van het bestuur kunnen op uitnodiging van de voorzitter worden bijgewoond door de competitieleider van de interne competitie en die van de externe competitie en desgewenst door andere leden.

Art 8.

De leden van het bestuur kunnen alle vergaderingen van de commissies bijwonen. Zij hebben, voor zover geen lid zijnde van die commissies, een adviserende stem.

Art 9.

  1. Het bestuur vergadert telkens wanneer de voorzitter zulks nodig oordeelt.
  2. De voorzitter is verplicht binnen drie weken een vergadering te doen uitschrijven, indien een meerderheid van het bestuur zulks verlangt, mits de te behandelen onderwerpen worden vermeld.
  3. Op een vergadering van het bestuur kunnen geen bindende besluiten worden genomen, indien slechts een minderheid van het aantal bestuursleden aanwezig is.
  4. In bijzondere gevallen waarin spoedeisende voorzieningen nodig zijn, kan de voorzitter een beslissing nemen, zonder dat een vergadering plaats heeft plaatsgevonden. De genomen spoedeisende beslissingen dienen in de eerstvolgende bestuursvergadering te worden voorgelegd.

Art 10.

De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op de vereniging. Hij draagt zorg voor de naleving van de Statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen en bepalingen. Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. Zo hij dit dienstig acht, kan hij bepalen, dat alle uitgaande stukken, welke zijn handtekening normaal niet behoeven, door hem mede worden ondertekend. Hij leidt de bestuurs- en verenigings-vergaderingen en stelt daarin de orde van de dag vast, behoudens het recht van de bestuurs-, respectievelijk algemene vergadering, daarin wijzigingen te brengen. Hij heeft het recht de beraadslagingen te sluiten, indien hij meent, dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht deze wederom te openen, zo eenderde van de ter vergadering aanwezige leden het verlangen ertoe kenbaar maakt.

Art 11.

De secretaris voert de administratie van de vereniging voor zover deze niet aan anderen is opgedragen. Alle uitgaande stukken worden door hem ondertekend. Hij is verplicht van deze stukken afschrift te houden. Op de algemene vergadering brengt hij het jaarverslag uit. Het verenigingsarchief wordt door hem bewaard. Hij is belast met het notuleren van de vergaderingen. Hij houdt een ledenlijst bij, uit welke de aard van ieder lidmaatschap dient te blijken.

Art 12.

De penningmeester draagt zorg voor de inning van contributies en bijdragen. Hij is belast met het doen van betalingen door of namens de vereniging. Hij houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven, zodanig dat de baten en schulden van de vereniging te allen tijde aanstonds kunnen worden gekend.

 

HOOFDSTUK III        VERGADERINGEN

 

Art 13.

  1. De algemene vergadering, als bedoeld in artikel 7, lid a, sub 1, van de Statuten wordt tenminste eenmaal per jaar gehouden op een nader door het bestuur te bepalen datum, gelegen tussen 1 juni en 1 oktober van elk jaar.
  2. Zij bestaat uit de stemgerechtigde leden van de vereniging.
  3. De datum, plaats en agenda van de algemene vergadering wordt door het bestuur vastgesteld. Het bestuur deelt een en ander tenminste drie weken vóór de dag, waarop de vergadering zal plaats hebben, mede aan de leden.
  4. De agenda van de algemene vergadering bevat onder andere de navolgende punten:
    1. vaststelling van de notulen van de vorige vergadering;
    2. jaarverslag secretaris
    3. jaarverslag penningmeester, alsmede het verslag van de kascommissie
    4. begroting voor het komende jaar
    5. de vaststelling van de verschuldigde contributie door de gewone leden voor het komende verenigingsjaar
    6. de benoeming van de afgevaardigden in de Sportraad
    7. voorstellen van het bestuur
    8. de verkiezing van leden in het bestuur en de leden van de diverse commissies
  5. Voorstellen van leden voor de algemene vergadering moeten, om voor behandeling in aanmerking te komen, bij het bestuur schriftelijk worden ingediend, binnen zeven dagen nadat de convocatie voor de te houden vergadering is verschenen.
  6. Naast de jaarlijks te houden algemene vergadering kunnen door het bestuur nog andere vergaderingen worden belegd:
    1. indien het bestuur zulks in het belang van de vereniging nodig oordeelt;
    2. op verzoek van tenminste eenderde van het aantal stemgerechtigde leden.
      Dit verzoek moet schriftelijk en met redenen omkleed bij het bestuur worden ingediend.
  7. De in lid 6. bedoelde vergadering wordt zo spoedig mogelijk uitgeschreven, doch in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek.
  8. Een algemene vergadering is niet tot besluiten bevoegd, indien niet tenminste eenderde van de stemgerechtigde leden de presentielijst heeft ondertekend.
  9. Indien een algemene vergadering niet is kunnen worden gehouden wegens het ontbreken van het vereiste aantal leden, zal binnen veertien dagen een nieuwe vergadering worden gehouden. Deze vergadering zal ongeacht het aanwezige aantal stemgerechtigde leden, tot besluiten bevoegd zijn, mits de agenda onveranderd blijft en van het houden van een nadere vergadering tijdig aan de leden is kennis gegeven.
  10. De voorzitter heeft het recht de vergadering voor een ogenblik te schorsen, om gedurende de schorsing de bestuursleden over het een en ander te raadplegen.
  11. Ingeval een lid gedurende de vergadering de orde verstoort, kan de voorzitter hem, na een voorafgaande waarschuwing, de verdere bijwoning van de vergadering ontzeggen.

 

Hoofdstuk IV        STEMPROCEDURES

 

Art 14.

Het stemrecht op de vergaderingen berust bij de gewone leden van 18 jaar en ouder. Ereleden en leden van verdienste kunnen een adviserende stem uitbrengen.

Art 15.

  1. Besluiten worden genomen en personen worden benoemd met een gewone meerderheid van geldige stemmen, tenzij de statuten anders bepalen.
  2. Het stemmen over personen geschiedt schriftelijk, over zaken als regel mondeling, door de ter vergadering aanwezige stemgerechtigden die de presentielijst hebben getekend.
  3. De voorzitter wijst tenminste 3 stemgerechtigde aan, die het bureau voor stemopneming vormen.
  4. Het bureau voor stemopneming beslist over de geldigheid van een stembriefje met inachtneming van het bepaalde in het 5e lid van dit artikel.
  5. Niet geldig zijn stembriefjes welke:
    1. niet ingevuld niet zijn;
    2. een persoon niet duidelijk aanwijzen;
    3. ondertekend zijn;
    4. opzettelijk aan andere stembriefjes zijn vastgehecht;
    5. andere namen vermelden dan de als kandidaat gestelde personen.

Art 16.

Bij staking van stemmen over zaken beslist de voorzitter. Bij staking van stemmen over de benoeming van personen vindt herstemming plaats over de betreffende kandidaten. Indien ook dan alsnog de stemmen zouden staken, wordt een derde stemming gehouden over de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich verenigd hebben. Komen door het verkrijgen van een gelijk aantal stemmen meer dan twee personen in aanmerking, dan komen deze allen in herstemming.
Bij zulk een herstemming is het grootste aantal stemmen beslissend. Indien bij de herstemming de stemmen wederom staken, beslist het lot.

Art 17.

  1. Indien na stemming de gekozene voor de benoeming bedankt, moet een nieuwe stemming plaats vinden over de beschikbare kandidaten, zulks met toepassing van het bepaalde in art 16.
  2. In de gevallen waarin Hoofdstuk IV niet voorziet, beslist de voorzitter, na overleg met de bestuursleden.

 

HOOFDSTUK V        COMMISSIES

 

Art 18.

De vereniging heeft een kascommissie en verder die commissies, die al naar gelang de omstandigheden het bestuur bijstaan in de vervulling van zijn taak.

Art 19.

De kascommissie heeft tot taak de financiën van de vereniging te controleren. De kascommissie heeft te allen tijde het recht de boeken van de penningmeester te controleren. Zij is verplicht deze controle tenminste eenmaal per jaar uit te voeren. Zij deelt haar bevindingen schriftelijk of mondeling aan de algemene vergadering mede. Op verzoek van het bestuur kan zij het bestuur over de financiële aangelegenheden adviseren.

 

HOOFDSTUK VI        GELDMIDDELEN

 

Art 20.

De inkomsten van de vereniging bestaan uit contributies, donaties, subsidies en andere inkomsten langs wettige weg verkregen.

Art 21.

De verschuldigde contributies worden jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld.

 

HOOFDSTUK VII        COMPETITIES

 

Art 22.

Gedurende elk verenigingsjaar wordt een onderlinge competitie gespeeld. Het doel van deze competities is het bepalen van de jaarlijkse clubkampioen en de rangorde van speelsterkte. De leiding van de competitie berust bij de wedstrijdleider van de onderlinge competitie; hij houdt de uitslagen en competitiestanden bij en brengt die ter kennis van de leden.

Art 23.

Het competitiesysteem wordt op voorstel van het bestuur bepaald door de algemene vergadering. De competitieleider stelt in overleg met het bestuur het competitiereglement samen.

Art 24.

De vereniging neemt jaarlijks met een of meerdere teams deel aan de bondscompetitie. Het aantal deelnemende teams hangt af van het aantal gewone leden, alsmede van de speelsterkte. Het aantal wordt door de algemene vergadering, op voorstel van het bestuur, jaarlijks bepaald.

Art 25.

De taak van de wedstrijdleider bestaat uit:

    1. het toezien op een juiste toepassing van de bondsreglementen;
    2. het handhaven van de orde tijdens de bondswedstrijden;
    3. het invullen en ondertekenen van de wedstrijdformulieren;
    4. in twijfelgevallen over de partijstelling- bij een aanbod van de tegenstander of na reglementaire afbraak der partij- het voeren van beraad met de betrokken speler over de te nemen beslissing, met inachtneming van het onder a. gestelde.

Art 26.

Het verzenden van wedstrijdformulieren geschiedt door de competitieleider of teamleider. Hij houdt aantekening van de persoonlijke resultaten van iedere competitiewedstrijd.

Art 27.

De spelers zijn verplicht naar de wenken en raadgevingen van de wedstrijdleider of teamleider te luisteren.

Art 28.

De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze met hun opstelling in een der teams in kennis worden gesteld. Bij verhindering is ieder verplicht tenminste 72 uren tevoren dit mede te delen aan de competitieleider of teamleider, overmacht voorbehouden.

 

HOOFDSTUK VIII        SLOTBEPALINGEN

 

Art 29.

Alle leden worden geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen.

Art 30.

Een voorstel tot wijziging of aanvulling van het huishoudelijk reglement hoeft, om te worden aangenomen, een meerderheid van tenminste tweederde van de op de algemene ledenvergadering uitgebrachte stemmen en treedt in werking op een door de algemene vergadering te bepalen tijdstip.

Art 31.

Voor zover in bepaalde gevallen het huishoudelijk reglement niet voorziet, neemt het bestuur een beslissing, welke zo spoedig mogelijk bekend moet worden gemaakt. Omtrent deze door het bestuur genomen beslissing moet aan de eerstvolgende algemene vergadering verantwoording worden afgelegd.

    1.                                    Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van 4 september 2012.

De voorzitter,                                                  de secretaris,